Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Fabian Faraz Farid, Einzelunternehmer, Gewerbename „LuminaX“, Richard-Wagner-Straße 137, 41065 Mönchengladbach, Deutschland. E-Mail: [email protected]. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht vorliegen.

2. Zwei Rollen: Anbieter und Auftragsverarbeiter

Für Besuche dieser Website, für Kundenkonten, Abrechnung und Support sind wir selbst verantwortlich. Diese Erklärung beschreibt diese Verarbeitung. Die Kontakte, Einwilligungen und Newsletter, die unsere Kunden in Sendmora verwalten und verschicken, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist dann der Kunde als Absender, es gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Empfänger eines Newsletters wenden sich mit Fragen bitte zuerst an den Absender. Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir weiter.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf der Seiten verarbeiten unser Hoster Contabo (Server in Deutschland) und der vorgeschaltete Dienst Cloudflare technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle bewahren wir nur so lange auf, wie es für den Betrieb und die Abwehr von Angriffen nötig ist, danach werden sie automatisch überschrieben.

4. Cookies und Reichweitenmessung

Notwendige Speicherungen (deine Cookie-Auswahl, die gewählte Sprache) beruhen auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Nur wenn du im Banner zustimmst, messen wir mit PostHog Cloud EU (Server in Frankfurt am Main), welche Seiten aufgerufen und welche Elemente angeklickt werden. Eingaben in Formularen werden nicht erfasst, Sitzungen werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die du jederzeit auf der Seite Cookies widerrufen kannst. Werbe-Tracker nutzen wir nicht.

5. Kostenlose Werkzeuge

• Double-Opt-in Generator, Kostenrechner und Umzug-Check rechnen in deinem Browser. Deine Eingaben werden nicht an uns übertragen.
• Beim Absender-Check senden wir die eingegebene Domain an unseren Server, der die öffentlichen DNS-Einträge abfragt. Die Domain und das Ergebnis speichern wir nicht. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir kurzzeitig im Arbeitsspeicher, wie viele Prüfungen von einer IP-Adresse kommen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Meldungen nach dem Digital Services Act

Über das Formular Inhalte melden verarbeiten wir die gemeldete Adresse, den Grund, deine Begründung und, wenn du sie angibst, Name und E-Mail. Zweck ist die Prüfung der Meldung und die Information über unsere Entscheidung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 16 DSA. Wir speichern Meldungen für die Bearbeitung und als Nachweis und löschen sie 12 Monate nach Abschluss der Bearbeitung. Deine Angaben geben wir dem betroffenen Kunden nur weiter, wenn das für die Prüfung nötig ist und keine Gründe dagegen sprechen.

7. Kundenkonto und Vertrag

Für das Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, Firma, Rolle, Passwort nur als Hash bzw. Anmeldelinks, Einstellungen und Protokolle wichtiger Aktionen (zum Beispiel Freigaben für den Versand). Für die Abrechnung kommen Rechnungsanschrift, gegebenenfalls USt-IdNr., Tarif und Verbrauch dazu. Zahlungsdaten verarbeitet nur Stripe. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und für Buchhaltung die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB).

System-Mails wie Anmeldelinks, Einladungen und Hinweise zur Rechnung verschicken wir über Resend. Newsletter verschicken wir darüber nicht.

8. Zugangsdaten beim Umzug von einem anderen Anbieter

Wenn du einen Umzug startest, gibst du uns Zugang zu deinem Konto beim bisherigen Anbieter, als Freigabe per Anmeldung (OAuth-Token) oder als API-Schlüssel. Zweck ist allein, Kontakte, Status, Felder, Tags, Sperrlisten, Einwilligungsnachweise und, wo verfügbar, alte Ausgaben zu Sendmora zu übertragen. Wir speichern die Zugangsdaten verschlüsselt mit AES-256-GCM, der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank. Sobald der Umzug abgeschlossen oder abgebrochen ist, löschen wir die Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir empfehlen, den Zugang beim alten Anbieter danach auch selbst zu widerrufen.

9. KI-Schreibhilfe

Die KI-Schreibhilfe (Betreffzeilen, Kürzen, Ton, Übersetzen) nutzt Claude von Anthropic. Sie läuft nur, wenn du sie für einen Text ausdrücklich aufrufst. Dann übermitteln wir den betreffenden Textausschnitt, keine Kontaktlisten. Anthropic nutzt die Daten nach seinen Vertragsbedingungen für die API nicht zum Training. Ergebnisse sind als KI-Vorschlag gekennzeichnet und gehen erst nach deiner Freigabe in eine Ausgabe. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 11. Anthropic löscht Eingaben und Ergebnisse der API nach seinen Bedingungen in der Regel innerhalb von 30 Tagen, außer bei Verdacht auf Verstöße gegen seine Nutzungsrichtlinien.

10. Dienstleister

Wir setzen diese Dienstleister ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung bzw. entsprechende Datenschutzbedingungen.

11. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister sind US-Unternehmen oder gehören zu solchen (Cloudflare, Amazon, Anthropic, Resend, Stripe, PostHog). Soweit Daten in die USA gelangen können, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), wenn der Empfänger zertifiziert ist, und sonst auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenbank und Newsletter-Versand laufen in Deutschland bzw. in der Region Frankfurt am Main.

12. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende bleiben die Daten 14 Tage exportierbar und werden dann gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Rechnungen bis zu zehn Jahre). Datensicherungen werden nach einem festen Plan überschrieben, gelöschte Daten verschwinden daraus spätestens nach 12 Monaten. Zugangsdaten für den Umzug löschen wir mit dessen Abschluss.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Schreib dazu an [email protected]. Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Automatische Pausen beim Versand (zu viele Bounces oder Beschwerden) prüft ein Mensch, bevor ein Konto gesperrt wird.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Dienste oder Rechtslage ändern. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Stand. Kontakt für Datenschutz: [email protected], Missbrauch: [email protected].